Полный проход по настройке: организация, группы, категория заявок, SLA, права, витрина со всеми настройками, склады, шесть товаров, наборы, лимиты, плитка и приёмочный заказ от сотрудника до накладной.
Пример — витрина канцелярии подразделения АХО. Названия свои подставьте по месту, порядок шагов не меняется. Всё делается штатными средствами GLPI, кроме шагов 6–11, которые выполняются в разделе Управление → Магазин.
Оценка времени: 40–60 минут на первую витрину, дальше 10–15 минут.
| Объект | Значение в примере |
|---|---|
| Организация | АХО (дочерняя от корневой) |
| Группы | «Согласующие канцелярии», «Кладовщики канцелярии» |
| Категория заявок | «Выдача канцелярии» |
| SLA | реакция 4 рабочих часа, решение 3 рабочих дня |
| Профиль | «Кладовщик канцелярии» |
| Витрина | «Канцелярия» — доступна из корня, плитка на главной |
| Склады | «Склад АХО» (основной), «Склад участка» |
| Товары | 6 позиций с ценами, порогами и целевым запасом |
| Наборы | «Комплект новому сотруднику» (разовый) |
| Лимиты | 3 правила, включая общую норму отдела |
Администрирование → Организации → +
- Название:
АХО - Родительская организация: корневая
Организация — владелец склада и витрины. Если склад ведёт та же служба, что обслуживает всех, оставьте витрину в этой организации и на шаге 6 включите «Доступна из родительских организаций» — тогда заказывать смогут все, кто работает выше по дереву, а управлять витриной будут только сотрудники АХО.
Администрирование → Группы → + — две группы:
| Название | Признаки |
|---|---|
Согласующие канцелярии |
«Может быть менеджером», «Назначаемая», «Рекурсивная» |
Кладовщики канцелярии |
«Назначаемая», «Рекурсивная» |
Организация у обеих — АХО, рекурсивность обязательна, если заказы приходят из дочерних подразделений. Состав групп заполните на вкладке «Пользователи»: руководителей — в согласующие, кладовщиков — в исполнители.
Настройка → Выпадающие списки → Категории заявок → +
- Название:
Выдача канцелярии - Видна в: заявках (запрос)
- Организация: корневая, «Рекурсивная» — да
- Группа-техник:
Кладовщики канцелярии
Категория — точка, к которой привязываются SLA и маршрутизация. Без неё заявки витрины создаются без сроков.
Настройка → Уровни обслуживания → +
- Название:
Выдача канцелярии, календарь: ваш рабочий график (5×8) - Внутри создайте два SLA:
Канцелярия: взять в работу— тип «Время до взятия», 4 рабочих часаКанцелярия: выдать— тип «Время до решения», 3 рабочих дня
Настройка → Правила → Правила бизнеса для заявок → +
- Название:
Канцелярия: сроки - Условие:
Категория=Выдача канцелярии - Действия:
Время до взятия→Канцелярия: взять в работу;Время до решения→Канцелярия: выдать
Проверьте, что правило активно и стоит выше правил, которые могли бы перезаписать SLA.
Администрирование → Профили → +
- Название:
Кладовщик канцелярии, интерфейс: стандартный
На вкладке «Внутренний магазин» выдайте права:
| Право | Что дать |
|---|---|
| «Витрины, номенклатура, наборы и лимиты» | чтение (полные права — только администратору витрины) |
| «Заказы: очередь комплектования и выдача» | чтение, изменение |
| «Склад: остатки, приход, списание, перемещение» | чтение, изменение |
На остальных вкладках профиля дайте штатные права GLPI: заявки и сопровождение — чтение и изменение; расходные материалы — чтение, изменение, создание; категории заявок, организации, группы, пользователи, должности — чтение.
Профилю согласующих — право «Согласование заявок». Администрирование → Профили → профиль, под которым работают руководители → вкладка «Поддержка» → «Согласование заявок» → «Согласовать запрос». Без него руководитель получит письмо о согласовании, но открыть заявку не сможет: GLPI пускает в заявку заказчика, исполнителя и согласующего с этим правом. В профиле «Self-Service» по умолчанию право не выдано.
Назначьте профиль кладовщику в его организации:
Администрирование → Пользователи → сотрудник → вкладка «Полномочия» →
добавить: профиль Кладовщик канцелярии, организация АХО,
«Рекурсивно» — да.
Зона ответственности задаётся именно здесь. Кладовщик АХО не увидит склад другого подразделения, даже зная его номер.
Управление → Магазин → Витрины магазина → +
Заполните по разделам формы.
Название и вид
| Поле | Значение |
|---|---|
| Название витрины | Канцелярия |
| Описание для сотрудника | Ручки, бумага, папки. Выдаёт склад АХО, крупные заказы согласует руководитель. |
| Подразделение витрины | АХО |
| Видна в дочерних подразделениях | да |
| Доступна из родительских организаций | да — сотрудники работают из корня |
| Витрина работает | да |
| Плитка на главной странице самообслуживания | да |
| Во всю ширину страницы | нет — в примере шесть позиций, середины страницы хватает; включайте, когда позиций много |
| Картинка плитки | любая подходящая |
Объявление над каталогом
- Текст:
Заказы, отправленные до 15:00, выдаются в тот же день. - Вид: сведения
Кто согласует заказ
| Поле | Значение |
|---|---|
| Как определяется согласующий | Сотрудник выбирает согласующего сам |
| Согласующий не ниже должности | Руководитель отдела (см. шаг 11) |
| Группа согласующих — запасной вариант | Согласующие канцелярии |
| Согласующий обязателен | да |
| Согласовывать автоматически заказы дешевле, ₽ | 500 |
| и не больше позиций | 3 |
Так мелочь до 500 ₽ и трёх строк уходит на склад сразу, а всё остальное идёт руководителю, которого выбирает сам сотрудник.
Кто выдаёт
| Поле | Значение |
|---|---|
| Группа-исполнитель | Кладовщики канцелярии |
| Категория заявки | Выдача канцелярии |
| Резервировать остаток | Мягкий резерв с момента взятия в работу |
Что видит и что может сотрудник
| Поле | Значение |
|---|---|
| Показывать цены сотруднику | да |
| Показывать остаток на складе | да |
| Максимум позиций в одном заказе | 10 |
| Комментарий к заказу обязателен | да |
| Разрешить заказ не для себя | да |
| Переводить заявку в «Решена» при отказе | да |
Печатная накладная
| Поле | Значение |
|---|---|
| Организация в шапке | АХО |
| Название документа | Накладная на выдачу канцелярских товаров |
| Кто выдаёт: должность | Кладовщик АХО |
| Печатать цены и сумму | нет (сотруднику цена не нужна на бланке) |
| Печатать графу «заказано» | да |
| Текст под подписями | Товары получены, претензий по количеству и качеству нет. |
Сохраните. После сохранения появятся вкладки Позиции витрины, Склады, Наборы, Лимиты выдачи, а на главной странице самообслуживания — плитка.
Вкладка «Склады» карточки витрины → блок «Добавить склад»:
| Название | Организация | По умолчанию |
|---|---|---|
Склад АХО |
АХО | да |
Склад участка |
АХО | нет |
Второй склад нужен, если выдача идёт из двух мест — сотрудник выберет склад получения при оформлении.
Два способа: по одному в форме или списком из файла.
Вкладка «Позиции витрины» → блок «Завести новую позицию». Если расходный материал уже есть в GLPI, используйте блок «Добавить существующую номенклатуру» — позиция витрины сошлётся на него. Выбрать можно расходный материал или картридж: выдача конкретных экземпляров с инвентарными номерами в этой версии не поддерживается.
| Наименование | Артикул | Тип номенклатуры | Единица | Цена | Порог | Целевой запас | Макс. в заказе |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ручка шариковая синяя | ART-0041 | Канцелярские товары | шт | 12,00 | 50 | 300 | 5 |
| Карандаш простой HB | ART-0055 | Канцелярские товары | шт | 8,00 | 40 | 200 | 5 |
| Бумага А4, 500 листов | ART-0102 | Бумага | упак | 430,00 | 10 | 50 | 2 |
| Папка-регистратор 70 мм | ART-0210 | Папки и архив | шт | 190,00 | 15 | 60 | 3 |
| Блок для записей 90×90 | ART-0233 | Канцелярские товары | шт | 95,00 | 20 | 80 | 2 |
| Маркер для доски | ART-0301 | Канцелярские товары | шт | 65,00 | 12 | 40 | 4 |
Поле «Описание для сотрудника» стоит заполнить там, где название не
объясняет: Бумага А4 80 г/м², для принтеров и копиров.
«Порог» и «Целевой запас» использует задание «остатки ниже порога» и раздел «дефицит» в аналитике: когда свободный остаток падает ниже порога, позиция попадает в список к закупке, а потребность считается как «целевой запас минус свободный остаток».
«Максимум в одном заказе» — потолок количества: витрина не даст положить в корзину больше.
Управление → Магазин → Загрузка номенклатуры → скачайте шаблон, заполните
и загрузите. Формат — CSV с разделителем ;, UTF-8 или windows-1251:
наименование;артикул;категория;единица;цена;порог;цель;остаток
Ручка шариковая синяя;ART-0041;Канцелярские товары;шт;12,00;50;300;100
Бумага А4, 500 листов;ART-0102;Бумага;упак;430,00;10;50;20
Столбец «остаток» сразу оприходует количество на склад по умолчанию. Повторная загрузка того же файла обновит позиции, а не создаст копии.
Управление → Магазин → Склад → блок «Оприходовать»:
- Позиция, склад, количество; при желании номер документа и цену за единицу.
Оприходуйте начальные остатки по всем шести позициям. Проверьте, что на странице склада появились остатки и проводки прихода.
Там же доступны «Списать со склада» (с обязательным основанием), «Переместить на другой склад» и «Инвентаризация» — приведение остатка к фактическому с фиксацией даты пересчёта.
Вкладка «Наборы» → блок «Создать набор»:
- Название:
Комплект новому сотруднику - Описание:
Выдаётся один раз при приёме на работу - Выдаётся один раз: да
Затем кнопкой «Добавить в набор» внесите позиции с количествами: ручка — 2, карандаш — 1, бумага — 1, папка — 1, блок для записей — 1.
Сотрудник добавит весь набор одной кнопкой. Разовый набор после выдачи станет недоступен; повтор — только если администратор витрины выдаст разрешение в блоке «Разовая выдача» на вкладке «Наборы».
Управление → Магазин → Уровни должностей → «Разметить справочник должностей».
Плагин пройдёт по справочнику должностей GLPI и присвоит уровни по названиям. Проверьте результат и поправьте руками там, где важно: у руководителя отдела уровень должен быть выше, чем у специалиста. Именно этот уровень использует настройка «Согласующий не ниже должности» — без разметки порог не работает.
Вкладка «Лимиты выдачи» → блок «Добавить лимит». Три примера, закрывающие все возможности настройки:
| Название | На кого | Норма | На что | Период | Макс. | Жёсткий |
|---|---|---|---|---|---|---|
Бумага — 2 упаковки в месяц |
на всех сотрудников витрины | у каждого своя | позиция «Бумага А4» | месяц | 2 | да |
Канцелярия — 20 единиц в квартал |
на всех сотрудников витрины | у каждого своя | вся витрина | квартал | 20 | нет |
Отделу продаж — 10 папок в год |
на отдел: Продажи | одна на всю область | позиция «Папка-регистратор» | год | 10 | да |
Разница в норме:
- у каждого своя — каждый сотрудник имеет свои 2 упаковки в месяц; заказ на отдел расходует отдельную норму отдела;
- одна на всю область — у отдела один общий запас: 10 папок в год на всех вместе, и личные заказы сотрудников отдела тоже его расходуют. Так закрывают обход, когда сотрудник берёт сверх личной нормы «на отдел».
Мягкий лимит предупреждает и пропускает заказ (превышение видит согласующий), жёсткий не даёт отправить и проверяется ещё раз в момент выдачи.
Пройдите процесс целиком настоящими людьми — этим проверяются одновременно права, маршрутизация, SLA и бланк.
- Сотрудник (интерфейс самообслуживания) открывает плитку
Канцелярияна главной странице. Проверьте: видны позиции, цены, остатки, объявление. - Кладёт в корзину бумагу и ручки, пробует положить бумаги больше потолка — количество должно ограничиться. Добавляет набор кнопкой «Взять набор».
- Выбирает получателя (себя), склад получения, согласующего, пишет комментарий и нажимает «Отправить заказ». Без комментария и без согласующего заказ не должен уходить.
- Согласующий открывает заявку и отвечает штатной кнопкой согласования. Проверьте отказ на отдельном заказе: заявка должна получить решение «Отказано в согласовании» и статус «Решена».
- Кладовщик открывает Управление → Магазин → Очередь заказов, открывает заказ, нажимает «Утвердить количества» (уменьшите одну строку и укажите причину — сотрудник увидит её в заявке), затем «Готово к получению», затем «Выдать и списать», оставив номер накладной пустым — он сформируется сам.
- Печатает накладную кнопкой в очереди. Проверьте шапку, состав, подписи.
- Сотрудник видит в заявке решение с составом выдачи и может напечатать накладную из своих заказов. Ставит позиции оценку — она доступна только тому, кто эту позицию получал.
- Администратор открывает Аналитика и Отчёты: выдача попала в отчёт, срок исполнения посчитан, лимиты показывают расход.
Настройка → Автоматические действия — проверьте, что три задания включены
и запускаются: storefront_lowstock, storefront_cartcleanup,
storefront_reserves. Они работают во внешнем режиме, значит нужен системный
cron GLPI. Без storefront_reserves резерв со временем «залипает» и мешает
заказывать то, что фактически есть на складе.
Витрин может быть сколько нужно — например, техника у ИТ-службы рядом с канцелярией АХО. Порядок тот же, отличия в настройках:
| Настройка | Канцелярия | Техника |
|---|---|---|
| Автосогласование | до 500 ₽ и 3 строк | до 15 000 ₽ и 2 строк |
| Согласующий не ниже должности | руководитель отдела | руководитель направления |
| Лимиты | по месяцам, единицы | по годам, «одна станция в год» жёстко |
| Потолок в заказе | 2–5 | 1 |
| Склады | основной | основной и подменный фонд |
| Наборы | комплект новому сотруднику | рабочее место разработчика, инженера |
Витрины не смешиваются: у каждой свой склад, номенклатура, лимиты, очередь, аналитика и накладная. Сотрудник видит обе плитки и выбирает нужную.
| Симптом | Причина и что сделать |
|---|---|
| Сотрудник не видит витрину | витрина выключена; организация не совпадает и не включено «Доступна из родительских организаций»; нет активных позиций |
| Плитки на главной нет | включите «Плитка на главной странице самообслуживания» и сохраните витрину |
| Заказ не отправляется | не заполнен комментарий или согласующий при включённой обязательности; сработал жёсткий лимит — сообщение назовёт правило и чей запас исчерпан |
| Заявки без сроков | не указана категория заявки у витрины либо нет правила заявок на эту категорию |
| Кладовщик не видит очередь | не выдано право «Заказы: очередь комплектования и выдача» либо профиль назначен не в той организации |
| «Остаток есть, а заказать нельзя» | свободный остаток = на руках минус резерв; проверьте резерв на странице склада, залипший вернёт задание storefront_reserves |