Dosen: Adi Wahyu Pribadi, S.Si., M.Kom
Nama Proyek: Analisis Usaha Digital Printing
Narasumber: Bapak Hasanudin (Pemilik Usaha)
Anggota Kelompok 06:
- Fadhil Pratama (4524210032)
- Indra Fadhillah Ahmad (4524210043)
- Ivan Wirahadi Permana (4524210045)
- Elsa Setia Marcsa (4524210030)
- Jihaan Hanifah (4524210047)
Video Dokumentasi Wawancara
(Klik gambar di atas untuk memutar video)
Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan dengan Bapak Hasanudin selaku pemilik usaha digital printing, diketahui bahwa usaha ini telah berjalan kurang lebih selama 16 tahun. Selama itu pula, sistem operasional yang digunakan masih bersifat konvensional, baik dalam proses pemesanan, pencatatan, maupun promosi usaha.
Dalam praktiknya, pelanggan biasanya melakukan pemesanan melalui telepon yang terdapat pada kartu nama yang di peroleh dari narasumber atau langsung datang ke workshop milik narasumber. Setelah itu, teknisi akan datang langsung ke lokasi untuk melakukan perbaikan, dan proses diakhiri dengan pembayaran. Meskipun cara ini masih berjalan, namun terdapat beberapa kendala yang dirasakan, terutama dalam hal efisiensi dan jangkauan pasar.
Menurut narasumber, perubahan perilaku pelanggan setelah pandemi menjadi tantangan tersendiri. Saat ini, pelanggan cenderung mencari layanan melalui internet atau media sosial. Namun, usaha yang dijalankan belum memiliki platform digital seperti website atau media sosial aktif, sehingga proses pengenalan usaha kepada pelanggan baru menjadi lebih lambat dibandingkan kompetitor.
Selain itu, pencatatan pesanan yang masih dilakukan secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan dan sulit untuk direkap dalam jangka panjang. Hal ini menunjukkan bahwa diperlukan suatu sistem yang dapat membantu proses bisnis menjadi lebih terstruktur dan terdokumentasi dengan baik.
Beberapa penelitian juga menyebutkan bahwa penerapan sistem informasi berbasis web dapat meningkatkan efisiensi operasional serta memperluas jangkauan pasar suatu usaha (Laudon & Laudon, 2020). Oleh karena itu, pengembangan sistem digital menjadi solusi yang relevan untuk permasalahan ini.
Sistem yang dirancang ditujukan untuk dua jenis pengguna utama, yaitu admin dan customer.
Admin (Pemilik & Pegawai Usaha) Admin merupakan pihak yang mengelola keseluruhan sistem. Berdasarkan hasil wawancara, admin membutuhkan sistem yang dapat membantu dalam mengelola data produk, menerima pesanan service, serta melihat laporan usaha secara terpusat.
Customer (Pelanggan) Customer berasal dari berbagai kalangan, seperti retail, perkantoran, hingga instansi pemerintah. Mereka membutuhkan kemudahan dalam melihat produk, melakukan pemesanan service, serta berkonsultasi terkait kerusakan mesin tanpa harus datang langsung ke lokasi.
Dari wawancara yang dilakukan, dapat disimpulkan beberapa poin penting terkait kondisi sistem yang sedang berjalan.
Pertama, dari sisi operasional, proses bisnis masih dilakukan secara manual. Pemesanan dilakukan melalui komunikasi langsung, sehingga sering kali tidak memiliki format yang jelas. Hal ini berpotensi menimbulkan miskomunikasi antara pelanggan dan teknisi.
Kedua, dari sisi promosi, usaha masih mengandalkan relasi atau pelanggan lama. Narasumber menyampaikan bahwa belum pernah menggunakan media digital sebagai sarana promosi, sehingga jangkauan pasar masih terbatas.
Ketiga, dari sisi pencatatan, semua data pesanan dan transaksi masih dicatat secara sederhana. Hal ini menyulitkan dalam pembuatan laporan dan analisis perkembangan usaha.
Berdasarkan kondisi tersebut, narasumber mengharapkan adanya sistem yang dapat:
- Menampilkan katalog produk secara online
- Memfasilitasi pemesanan service secara terstruktur
- Menyediakan media konsultasi dengan pelanggan
- Membantu dalam pembuatan laporan usaha
Admin (Pemilik & Pegawai) Aktor utama yang memiliki kontrol penuh terhadap sistem manajemen katalog dan layanan. Tugas & Tanggung Jawab:
- Kelola Produk: Menambah, mengedit, dan menghapus katalog mesin fotokopi dan sparepart.
- Manajemen Pesanan: Melihat dan mengelola jadwal pesanan servis dari customer.
- Lihat Laporan: Memantau rekapitulasi data penjualan dan histori servis.
- Konsultasi: Merespons pertanyaan atau keluhan pelanggan.
Customer (Pelanggan) Aktor yang menggunakan layanan web untuk mencari produk dan jasa servis. Tugas & Tanggung Jawab:
- Melihat katalog mesin fotokopi dan sparepart.
- Pesan Service: Mengisi formulir detail kerusakan mesin dan menentukan jadwal kedatangan teknisi.
- Konsultasi: Menggunakan fitur sistem atau link terintegrasi (WhatsApp) untuk bertanya terkait produk.
| Kategori | Sistem Lama (Manual) | Sistem Baru (Digital Berbasis Web) |
|---|---|---|
| Promosi & Jangkauan | Mengandalkan networking pribadi dan pelanggan lama. Jangkauan terbatas. | Website online yang dapat diakses skala nasional, mencakup katalog dan profil usaha. |
| Pemesanan Jasa | Pelanggan menelepon/WA tanpa format baku, rawan miskomunikasi terkait kendala mesin. | Pelanggan mengisi Form Pesan Service (Kerusakan & Jadwal) secara terstruktur. |
| Katalog Produk | Tidak ada etalase fisik/digital. Pelanggan harus bertanya langsung ketersediaan barang. | Katalog digital (sparepart & mesin) yang selalu up-to-date dan bisa dilihat kapan saja. |
| Pencatatan & Laporan | Dicatat di buku/catatan biasa secara manual. | Dashboard khusus Admin untuk melihat laporan penjualan & servis secara otomatis. |
Use Case Description
Kelola Produk → Admin dapat menambah, mengedit, dan menghapus produk
Pesan Service → Customer mengisi form kerusakan dan jadwal
Konsultasi → Customer bertanya via sistem / WhatsApp
Lihat Laporan → Admin melihat data penjualan & service
Diagram Use Case: 
1. Kelola Produk (Katalog Mesin & Sparepart)
- Aktor: Admin
- Alur: Admin masuk ke sistem, memilih menu produk, lalu melakukan aksi Create, Read, Update, Delete (CRUD) pada data sparepart maupun unit mesin fotokopi. Data ini langsung ter-publikasi ke halaman Customer.
2. Pesan Service (Penjadwalan Teknisi)
- Aktor: Customer & Admin
- Alur: Customer memilih menu "Pesan Service", mengisi formulir berupa data diri, jenis mesin, deskripsi kerusakan, dan usulan jadwal perbaikan. Sistem mengirim pesanan ini ke Dashboard Admin. Admin memvalidasi dan mengirimkan teknisi sesuai jadwal.
3. Konsultasi Pelanggan (Edukasi & Tanya Jawab)
- Aktor: Customer & Admin
- Alur: Untuk pelanggan awam yang ingin membeli atau memperbaiki mesin, mereka dapat mengklik tombol "Konsultasi". Sistem akan mengarahkan pelanggan ke Direct Link WhatsApp ke Admin untuk edukasi produk.
4. Lihat Laporan (Rekapitulasi Usaha)
- Aktor: Admin
- Alur: Admin mengakses Dashboard Laporan. Sistem menampilkan rekapitulasi jumlah pesanan servis yang selesai, laporan penjualan produk/sparepart, dan statistik harian/bulanan.
Berdasarkan analisis, sistem operasional konvensional tidak lagi relevan untuk menghadapi tantangan era digital dan membatasi potensi ekspansi Bapak Hasanudin.
Solusi yang ditawarkan adalah membangun website bisnis digital printing berbasis web dengan fitur utama:
- Katalog produk mesin fotokopi & sparepart.
- Pemesanan jasa service online terstruktur.
- Layanan konsultasi kerusakan mesin.
- Dashboard admin untuk kelola produk, pesanan, dan pelanggan.
- Sistem tracking laporan penjualan & service.
Manfaat Sistem:
- Mempermudah dan memperluas promosi usaha hingga skala nasional.
- Mempermudah pemesanan oleh customer baru maupun lama.
- Mengedukasi pelanggan terkait produk yang dijual.
- Meningkatkan profesionalitas dan efisiensi manajemen data usaha.
Analisis Aktor Dalam sistem yang diusulkan, terdapat dua aktor utama, yaitu admin dan customer. Admin memiliki peran dalam mengelola data produk, memproses pesanan service, serta melihat laporan usaha. Sementara itu, customer berperan sebagai pengguna layanan yang dapat melihat produk, melakukan pemesanan, serta melakukan konsultasi. Interaksi antara kedua aktor ini menjadi dasar dalam perancangan sistem berbasis web yang diusulkan.
Perbandingan Sistem Lama dan Sistem Usulan Perbedaan antara sistem lama dan sistem yang diusulkan dapat dilihat dari beberapa aspek. Sistem lama masih bersifat manual, baik dalam promosi, pemesanan, maupun pencatatan data. Hal ini menyebabkan proses menjadi kurang efisien dan sulit dikembangkan. Sebaliknya, sistem usulan berbasis web memungkinkan seluruh proses dilakukan secara digital. Katalog produk dapat diakses kapan saja, pemesanan menjadi lebih terstruktur, dan laporan dapat dihasilkan secara otomatis. Dengan demikian, sistem baru diharapkan mampu meningkatkan efisiensi dan profesionalitas usaha.
Skenario Sistem (Use Case) Beberapa fungsi utama dalam sistem yang diusulkan antara lain: Pengelolaan produk oleh admin Pemesanan service oleh customer Fitur konsultasi antara customer dan admin Akses laporan usaha oleh admin Use case ini disusun berdasarkan kebutuhan yang diperoleh langsung dari hasil wawancara.
Rincian Proses Sistem Proses dalam sistem dimulai dari customer yang mengakses website untuk melihat produk atau melakukan pemesanan service. Data yang dimasukkan oleh customer akan diterima oleh admin melalui dashboard sistem. Selanjutnya, admin akan memproses pesanan tersebut dan mengatur jadwal teknisi. Setelah pekerjaan selesai, data transaksi akan tersimpan dalam sistem dan dapat digunakan sebagai bahan laporan. Proses ini menunjukkan adanya integrasi yang lebih baik dibandingkan sistem sebelumnya yang masih manual.
Kesimpulan Berdasarkan hasil wawancara dan analisis yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa sistem yang saat ini digunakan masih memiliki banyak keterbatasan, terutama dalam hal efisiensi, pencatatan data, dan jangkauan pasar. Pengembangan sistem informasi berbasis web menjadi solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut. Dengan adanya sistem ini, proses bisnis dapat berjalan lebih terstruktur, data tersimpan dengan baik, serta jangkauan usaha dapat diperluas. Selain itu, sistem ini juga diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan serta membantu pemilik usaha dalam mengambil keputusan berdasarkan data yang tersedia.
Referensi Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2020). Management Information Systems: Managing the Digital Firm. Pearson. O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2011). Introduction to Information Systems. McGraw-Hill.
git clone(Clone repo ke local)git checkout -b NAMAKALIAN(Membuat branch dengan nama sendiri)git checkout branch_tujuan(Pindah branch kalian atau main)git add .(Menambah perubahan yang ingin dicommit)git commit -m "Pesan commit"(Commit perubahan)git push -u origin BRANCHKALIAN(Push ke branch masing-masing, JANGAN LANGSUNG KE MAIN!)git pull main(Tarik pembaruan dari main jika sudah merge final)git merge main(Gabungkan main ke branch sendiri untuk update terbaru)